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Neuer Job, keiner da? Onboarding im virtuellen Raum

Bereits ein halbes Jahr ist die neue Kollegin im Unternehmen und hat noch niemandem in ihrem Team getroffen. Keine Dos und Don’ts serviert bekommen – weder in der Kaffeeküche, noch über den Bildschirmrand oder beim Mittagessen in der Kantine.

Dabei sind es doch besonders diese informellen und spontanen Begegnungen, die neu eingestellten Kolleginnen und Kollegen seit vielen Monaten fehlen, erleichtern und beschleunigen sie doch normalerweise den Einstieg in eine zunächst fremde Kultur.

Virtuelles Onboarding erfordert von allen Beteiligten ein verstärktes Maß an Engagement und Planung. Der Laptop muss pünktlich startklar sein und übergeben werden, aus dem Schreibtisch-Blumenstrauß wird ein Welcome-Paket, das nach Hause kommt. Kein „Ich führe Dich mal rum“, sondern eine Reihe von Gesichtern im übersichtlichen virtuellen Raum.

Auch wir bei MontuaPartner haben im letzten Jahr eine Reihe neuer Kolleginnen und Kollegen mit an Bord geholt, die seitdem noch nie unser Office betreten haben und die das ganze Team bisher nur auf dem Bildschirm und bis zum Brustkorb gesehen haben.

Unser wichtigstes Learning: Die Unternehmensphilosophie oder das Leitbild des Unternehmens mit Werten und Purpose und die klare Haltung jedes Einzelnen, werden mit der Distanz umso wichtiger. Das sind die Leitplanken, an denen sich neue Kolleg*innen orientieren können. Wie gehen wir miteinander um? Welche Ziele verfolgen wir? Wie agieren wir gegenüber Kundinnen, Kunden und Partnern? Wie verteilen wir unsere Aufgaben? Wie gehen wir Herausforderungen an?

Daneben sind eine vorausschauende Planung und gute Vorbereitung wichtig, denn es bleibt wenig Raum für Spontaneität. Natürlich sind viele Dinge grundsätzlich genauso, wie beim analogen Onboarding, aber einige sind eben noch wichtiger als sonst und müssen noch früher mitgedacht werden:

  • Füllen Sie die ersten Wochen mit Aufgaben, die nicht überfordern, aber Leerlauf verhindern.
  • Planen Sie von Anfang an regelmäßige Feedbacktermine ein, denn jeder noch so kleine, auch non-verbale Austausch mit der Führungskraft, fällt weg.
  • Finden Sie einen Mentor oder eine Mentorin und räumen dieser Person auch Zeit ein, um die Rolle gut wahrnehmen zu können.
  • Pflegen Sie Ihre Teamroutinen und binden Sie neue Teammitglieder aktiv ein.
  • Sorgen Sie für inoffizielle Teammeetings, um sich gegenseitig auch die privaten Seiten zu zeigen.
  • Halten Sie alle Orientierungshilfen wie Handbücher, Master-Präsentationen oder Formulare aktuell.

Und ganz grundsätzlich gilt: Suchen Sie noch öfter den Kontakt und fragen, ob er oder sie alles hat, sich gut aufgehoben und ausreichend ausgelastet fühlt. Gerade am Anfang will doch jeder den perfekten Eindruck hinterlassen und scheut sich vielleicht, von Problemen im Homeoffice oder Stress im Homeschooling zu berichten.

Wir jedenfalls sind gespannt, wie die vielen ersten „echten“ Begegnungen mit den Menschen sein werden, die man gefühlt schon lange kennt und dann doch ganz neu kennenlernt.

Copyright Aufmacherbild: Nico Smit

Künstlich, aber intelligent: Die neuen Mitarbeitenden in der IK

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Mal ehrlich: Macht es uns etwas aus, ob wir mit einer gut informierten Maschine oder einem kompetenten Mitarbeitenden sprechen? Oder, im umgekehrten Fall, mit einem schlecht gepflegten Chat-Bot oder einem uninformierten Mitarbeitenden? In den allermeisten Fällen freuen wir Menschen uns über die richtige Information zur richtigen Zeit. Ob „Alexa, wie spät ist es?“ oder „Wo finde ich das Kündigungsformular?“, für Fragen wie diese benötigen wir keinen Menschen. Gute Chat-Bots können das längst leisten und sind für diese Unterstützung auch perfekt geeignet.

Die Anwendungsmöglichkeiten Künstlicher Intelligenz sind vielfältig und ihr Nutzen enorm. Ihre Befürwortenden finden sie sinnvoll bis unverzichtbar, rühmen ihre Vorteile für personalisierte und schnelle Datenanalyse, anderen sind sie unheimlich. Das mag auch an dem Begriff „Intelligenz“ liegen. Mit ihm assoziiert man eine furchtbar schlaue Technologie, möglicherweise schlauer als man selbst und es klingt so menschlich. Man denkt an Stanley Kubricks HAL 9000, der, kurz vor seinem Abschalten, die legendäre Frage stellt: „Dr. Chandler, will I dream?“. Dieser antwortet wahrheitsgemäß „I don’t know“. Aber genug der Gänsehaut.

Was ist Künstliche Intelligenz?

Ein bisschen Theorie, um den Begriff einzukreisen: Künstliche Intelligenz bezeichnet Computerprogramme, die anhand von vielen Beispielen in der Lage sind, Dinge zu lernen, die Menschen schon gut können, aber nicht immer oder in der geforderten Menge tun wollen. Die benötigten Informationen erhält das Programm aus einer Fülle von Daten aus künstlichen neuronalen Netzen. Aus dieser Fülle heraus wird das erzielte Ergebnis immer treffsicherer.

Einsatzfelder in der Internen Kommunikation

Wobei aber kann sie konkret helfen?

  • Etwa bei der Content-Erstellung. Redaktionelle Inhalte können auf Basis von Informationen aus Datenbanken automatisch erstellt werden. Zum Einsatz kommt dies bereits in Sportredaktionen. NLP-Systeme erstellen kleinere Artikel aus vorhandenen Sportergebnissen, die sogar in der Tonalität (eher faktisch, eher emotional) der Leserschaft angepasst werden können. Gleiches ist beispielsweise auch bei der täglichen Darstellung von Betriebskennzahlen im Intranet möglich.
  • Bei Routinetätigkeiten, wie etwa Clipping-Auswertungen, kann die KI eine enorme Arbeitserleichterung darstellen. Sie unterstützt bei der Segmentierung von Zielgruppen oder Mitarbeitenden, um passende Inhalte auszuspielen. Auch Suchfunktionen, Spracherkennung und Verschlagwortung sind so leichter anwendbar, z. B. beim Einsatz von Chat-Bots zum Onboarding.
  • Bei der Personalisierung von Inhalten. Als Beispiel sei hier ein auf KI basierender, personalisierter, interner Newsfeed von Siemens genannt, namens „Coffee Mug“. Er ist zu Recht ausgezeichnet mit dem PR-Preis des Jahres 2019. Zu der täglichen Tasse Kaffee bietet der Konzern seinen Mitarbeitenden personalisierte Informationen der vielen verschiedenen Siemens-Plattformen. Lese-Gewohnheiten und Präferenzen werden berücksichtigt und die Länge können die Mitarbeitenden selbst festlegen. Der „Ristretto“ bietet einen fünfminütigen Überblick, der „Lungo“ fordert in etwa zehn Minuten Lesedauer und wer es ausführlich mag bestellt einen „Americano“ für einen 15-minütigen Überblick.

Ein Teil der möglichen Anwendungen sind also bereits in den Kommunikationsabteilungen angekommen. Einer Studie von newsaktuell1 zufolge liegen diese aktuell hauptsächlich in der Beobachtung und in der Analyse. So nimmt, wenig verwunderlich, das Media Monitoring mit 45 % den ersten Platz ein, gefolgt von Verschlagwortung von Content mit 31 % und Erfolgsanalyse und ‐auswertung von Kommunikationsmaßnahmen mit 40 %. Es folgen die Aufgabenbereiche Bild-Erkennung, Themen‐ und Trend‐Recherche und Wettbewerbsanalyse.

Der neue KI-Mitarbeiter

Wann immer Dinge automatisiert werden, entfällt die Tätigkeit für denjenigen, der die Aufgabe zuvor innehatte. Im Falle von KI in der Internen Kommunikation ist dies jedoch ein Vorteil. Im Fokus steht die Entlastung von Mitarbeitenden bei Routineaufgaben, wodurch mehr Zeit für Kreatives zur Verfügung steht. Nicht nur für die Praktikanten ist das eine gute Nachricht.

 

Quelle: https://www.newsaktuell.de/blog/einsatz-von-ki-in-der-pr-kollege-ki-kollege-mensch/

Copyright Aufmacherbild: Cookie the Pom/Unsplash

Das neue sozial ist digital – Bewährte Formate neu denken

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Ein neues Jahr steht vor der Tür – und damit sollte der Corona-Krisenmodus, der 2020 so sehr geprägt hat, in den Unternehmen dann auch beendet sein. Das berühmte neue Normal. Wie ist es bei Ihnen? Sind Sie schon dabei, die bewährten Regeltermine vorzubereiten und anzukündigen? Vielleicht einmal im Quartal das Town Hall Meeting, die Mitarbeiterversammlung im Januar und möglichst bald die dringend notwendigen Strategiemeetings mit dem Vorstand. Zurück in die Normalität – und doch irgendwie neu.

Die Fortsetzung etablierter (Kommunikations-)Routinen gibt uns Sicherheit. Ein Gefühl, das wir alle gerade so dringend brauchen. Dass viele Routinen nicht mehr analog stattfinden und dies auf absehbare Zeit auch nicht mehr werden, muss kein Nachteil sein. Ja, sicher, Vorbereitung und Umsetzung sind herausfordernd, schließlich wollen wir mindestens die gleichen guten Ergebnisse in Sachen Information, Motivation, Bindung und Beteiligung erreichen, wie mit den bewährten analogen Methoden. Voraussetzung dafür ist, dass wir die Möglichkeiten virtueller Formate voll ausschöpfen. Und dafür braucht es etwas Wissen und viel Übung. Als Initiatorin und Organisatorin, darf die Interne Kommunikation hier neue Standards setzen:

  • Wenn Ihre Mitarbeitenden regelmäßige Town Halls kennen und schätzen, dann sollten diese auch jetzt wieder stattfinden. Egal ob via TEAMS, Zoom oder ein anderes Tool: Wie bei Live-Formaten, ist es virtuell ebenso wichtig, die Geschäftsführung gut in Szene zu setzen. Das gelingt selten vor der Laptop-Kamera, besser in einem gut ausgeleuchteten Raum mit externer Kamera. Überlegen Sie, ob es Sinn macht, dauerhaft einen Raum dafür einzurichten. Dieser kann auch für Pressekonferenzen, Videobotschaften oder Podcast-Aufnahmen genutzt werden. Dafür braucht es nicht einmal zwangsläufig einen externen Dienstleister. Wägen Sie ab ob es sich lohnt, den Umgang mit Kamera, Licht und Ton als interne Kompetenz neu aufzubauen. Es soll ja kein Spielfilm gedreht werden, hier geht es um ein gutes (Stand-)bild-und-Ton-Erlebnis.

 

  • Eine Mitarbeiterversammlung kann identitätsstiftend sein – wenn sie eine gute Geschichte erzählt und die Mitarbeitenden emotional erreicht. Das geht auch digital und vor allem lassen sich so Menschen einbinden, die normalerweise nicht anwesend sein können – vielleicht weil sie im Schicht- oder Außendienst arbeiten. An die neue Wirklichkeit angepasst, ist so ein Großevent zwar herausfordernd, aber mit professioneller Unterstützung und Kameratechnik eine echte Alternative. Nicht alles muss hier live passieren, vorproduzierte Einspieler geben den Live-Akteuren Zeit, sich zu sortieren und durchzuatmen. Gerade bei unternehmensweiten Angeboten macht es Sinn, die Veranstaltung aufzuzeichnen und im Nachgang allen zur Verfügung zu stellen, die nicht dabei sein konnten – ein echter Mehrwert zu analogen Formaten.

 

  • Der oder die CEO im Videochat? Damit haben viele Unternehmen bereits im Krisenmodus begonnen. Ein gutes Instrument, das auch im „New Normal“ weitergeführt werden sollte. Die Nahbarkeit, die in den letzten Monaten intuitiv entstanden ist, darf gerne institutionalisiert werden. Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer kann gern von Zuhause am Videochat teilnehmen – ein virtueller Hintergrund im Corporate Design unterstützt den souveränen Auftritt.

 

Das Gute an dieser Zeit ist: Wir dürfen experimentierfreudig sein und auch mal etwas ausprobieren, das dann nicht unbedingt in Serie geht. Das Vertrauen in die eigene Anpassungsfähigkeit hat zugenommen und viele Mitarbeitende gehen neue Wege mit. Unser Tipp: Öffnen Sie auch den Input-Kanal der Internen Kommunikation, denn das Wissen über und die Erfahrungen mit digitalen Formaten sind sicherlich auch in Ihrem Unternehmen weit gestreut. Häufig tauscht man sich auch im privaten Umfeld über neue Erlebnisse im Unternehmen aus und bringt dies als Anregungen mit ins eigene Haus. In großen Unternehmen finden sich oft auch einzelne Teams, die wagemutiger und damit auch versierter als andere sind. Dieses Wissen sollte bei der Internen Kommunikation ankommen, damit es letztlich allen zugutekommt.

Copyright Aufmacherbild: Ehimetalor Akhere Unuabona / Unsplash

 

Kommunikationsfluss in virtuellen Teams

Wer in Teams arbeitet, dessen Mitglieder an verschiedenen Standorten sitzen, lernt die Segnungen von Social Software im Unternehmen schnell schätzen. Oft mit dem Schlagwort “Enterprise 2.0” belegt, könnten Arbeitsplattformen mit virtuellen Teamräumen effektive Wege für die Zusammenarbeit öffnen.

Ausgestattet mit den passenden Werkzeugen für die Projektarbeit, können mit solchen Collaboration Plattformen deutliche Effizienzgewinne erreicht werden. Und wenn dann auch noch alle im Team wissen, was sie im virtuellen Raum wofür nutzen können, flutscht die Zusammenarbeit.

Eine grobe Orientierung, welches Tool sich im virtuellen Team für welche Kommunikationsaufgabe eignet, zeigt ein Chart zum Kommunikationsfluss des US-Kommunikationsanbieters PGi. Die Ablaufgrafik zeigt aber auch, dass manchmal das gute, alte Telefon die schnellste Lösung sein kann.