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Neuer Job, keiner da? Onboarding im virtuellen Raum

Bereits ein halbes Jahr ist die neue Kollegin im Unternehmen und hat noch niemandem in ihrem Team getroffen. Keine Dos und Don’ts serviert bekommen – weder in der Kaffeeküche, noch über den Bildschirmrand oder beim Mittagessen in der Kantine.

Dabei sind es doch besonders diese informellen und spontanen Begegnungen, die neu eingestellten Kolleginnen und Kollegen seit vielen Monaten fehlen, erleichtern und beschleunigen sie doch normalerweise den Einstieg in eine zunächst fremde Kultur.

Virtuelles Onboarding erfordert von allen Beteiligten ein verstärktes Maß an Engagement und Planung. Der Laptop muss pünktlich startklar sein und übergeben werden, aus dem Schreibtisch-Blumenstrauß wird ein Welcome-Paket, das nach Hause kommt. Kein „Ich führe Dich mal rum“, sondern eine Reihe von Gesichtern im übersichtlichen virtuellen Raum.

Auch wir bei MontuaPartner haben im letzten Jahr eine Reihe neuer Kolleginnen und Kollegen mit an Bord geholt, die seitdem noch nie unser Office betreten haben und die das ganze Team bisher nur auf dem Bildschirm und bis zum Brustkorb gesehen haben.

Unser wichtigstes Learning: Die Unternehmensphilosophie oder das Leitbild des Unternehmens mit Werten und Purpose und die klare Haltung jedes Einzelnen, werden mit der Distanz umso wichtiger. Das sind die Leitplanken, an denen sich neue Kolleg*innen orientieren können. Wie gehen wir miteinander um? Welche Ziele verfolgen wir? Wie agieren wir gegenüber Kundinnen, Kunden und Partnern? Wie verteilen wir unsere Aufgaben? Wie gehen wir Herausforderungen an?

Daneben sind eine vorausschauende Planung und gute Vorbereitung wichtig, denn es bleibt wenig Raum für Spontaneität. Natürlich sind viele Dinge grundsätzlich genauso, wie beim analogen Onboarding, aber einige sind eben noch wichtiger als sonst und müssen noch früher mitgedacht werden:

  • Füllen Sie die ersten Wochen mit Aufgaben, die nicht überfordern, aber Leerlauf verhindern.
  • Planen Sie von Anfang an regelmäßige Feedbacktermine ein, denn jeder noch so kleine, auch non-verbale Austausch mit der Führungskraft, fällt weg.
  • Finden Sie einen Mentor oder eine Mentorin und räumen dieser Person auch Zeit ein, um die Rolle gut wahrnehmen zu können.
  • Pflegen Sie Ihre Teamroutinen und binden Sie neue Teammitglieder aktiv ein.
  • Sorgen Sie für inoffizielle Teammeetings, um sich gegenseitig auch die privaten Seiten zu zeigen.
  • Halten Sie alle Orientierungshilfen wie Handbücher, Master-Präsentationen oder Formulare aktuell.

Und ganz grundsätzlich gilt: Suchen Sie noch öfter den Kontakt und fragen, ob er oder sie alles hat, sich gut aufgehoben und ausreichend ausgelastet fühlt. Gerade am Anfang will doch jeder den perfekten Eindruck hinterlassen und scheut sich vielleicht, von Problemen im Homeoffice oder Stress im Homeschooling zu berichten.

Wir jedenfalls sind gespannt, wie die vielen ersten „echten“ Begegnungen mit den Menschen sein werden, die man gefühlt schon lange kennt und dann doch ganz neu kennenlernt.

Copyright Aufmacherbild: Nico Smit