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Mit Vision, Sinn und Klarheit – (Über)leben in der VUCA-Welt

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Eins steht fest: VUCA betrifft uns alle. Und jeder von uns stellt sich die Frage, wie wir der Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität, dewir uns gegenübersehenklug begegnen können. Was müssen wir tun, um mit schnellem Wandel, komplexen Herausforderungen und Mehrdeutigkeiten im Alltag umgehen zu können?

Hilfestellung kann eine neue Interpretation von VUCA leisten 

  • Vision: Eine gemeinsame Vision schafft Orientierung, kann als Kompass dienen und Nähe und Identifikation stärken.
  • Understanding: Klarheit und Sinnhaftigkeit fördern das Engagement und die Motivation der Beteiligten. 
  • Clarity: Mit klaren und möglichst simplen Kommunikations- und Entscheidungsregeln kann der zunehmenden Unsicherheit begegnet werden.
  • Agility: Agile Tools und Methoden funktionieren nur in einem passenden Umfeld. Ein Umfeld, in dem das Vertrauen in die Mitarbeitenden gestärkt wird, sodass diese mutig Neues ausprobieren und sich erlauben, Fehler zu machen. 

 So weit, so gut. Nun stellt sich die Frage, was wir konkret tun können, um diese vier Bausteine im Arbeitsalltag umzusetzen.  

 Dabei können die folgenden fünf Schritte helfen:

  1. Akzeptanz: Wie sagte Sokrates einst: „Ich weiß, dass ich nichts weiß.“ Wir haben zwar viele Informationen vorliegen und können auf vergangene Erfahrungen zurückgreifen. Doch leider funktioniert das gewohnte Planen und Prognostizieren nicht mehr so gut wie früher. Wir müssen uns eingestehen, dass es Dinge gibt, die wir nicht kontrollieren können und um damit umgehen zu können, müssen wir diesen Zustand im ersten Schritt akzeptieren. 
  2. Perspektivwechsel: Entscheidungen, die einst von einer einzelnen Führungskraft getroffen wurden, werden heute in die Hände eines Teams gegeben. Warum? Abstimmungen und Austausch verringern Unsicherheiten und Überforderung. Wie ist dieses Team im Idealfall zusammengesetzt? Interdisziplinär. So divers wie möglich. Denn fünf Köpfe wissen eben mehr als ein Kopf. So können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die nicht nur eine Seite der Medaille berücksichtigen.
  3. Empathie: VUCA trifft uns alle und doch trifft es jedes Individuum unterschiedlich. Den Mitarbeitenden und Führungskräften, den Kolleginnen und Kollegen mit Wohlwollen, Offenheit und Mitgefühl zu begegnen, fördert dabei die Zusammenarbeit und die interne Kommunikation. Wer sich wirklich für sein Gegenüber interessiert, fragt nach, erkundigt sich nach Bedürfnissen, Herausforderungen und Wünschen. Und kann darauf aufbauend z. B. auch entscheiden, was wie wann über welchen Kanal kommuniziert wird. 
  4. Weniger ist mehr bzw. viel hilft nicht immer viel: In einer Welt, in der wir Tag für Tag mit Informationen überflutet werden, auf den diversen sozialen Plattformen, schätzen wir eines besonders: Klare Regeln für die Kommunikation. Wenige Kanäle reduzieren die Komplexität und können helfen, der VUCAKrake zu begegnen. 
  5. Sinnhaftigkeit: Auch der Sinn und das Verständnis dafür, warum Entscheidungen wie getroffen werdenfördert die Akzeptanz der Entscheidungen und damit das Engagement der Mitarbeitenden. Warum nutzen wir Microsoft Teams zur Kommunikation im Team? Warum nutzen wir E-Mails zur Kommunikation mit den Kunden und warum starten wir jeden Morgen mit einem kurzen Teammeeting? Wir möchten verstehen, warum wir tun, was wir tun und besonders wollen wir verstehen, warum eine Veränderung jetzt und in dieser Form nötig ist.  

Eigenverantwortung und Selbstorganisation, agiles Arbeiten entstehen nicht über Nacht und nicht ohne Grund. Wenn wir erkennen, warum es sich lohnt, an uns und  unserer Struktur und Kultur zu arbeiten, dann fällt uns auch die Umsetzung leichter.  

Nun erfordert nicht nur VUCA ein Umdenken und Neudenken. Auch der Wandel ins New Normal stellt uns vor neue Herausforderungen. In unserem Webinar am Dienstag, den 16. Februarbeleuchten wir gemeinsam, welche Rolle die Interne Kommunikation im New Normal hat und was es braucht, um die aktuellen Veränderungen zu meistern. 

Zur Anmeldung in unserem Virtual Change und Communication Camp geht es hier. 

Quelle: https://www.vuca-welt.de/

Copyright Aufmacherbild: Anastasia Petrova / Unsplash

Künstlich, aber intelligent: Die neuen Mitarbeitenden in der IK

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Mal ehrlich: Macht es uns etwas aus, ob wir mit einer gut informierten Maschine oder einem kompetenten Mitarbeitenden sprechen? Oder, im umgekehrten Fall, mit einem schlecht gepflegten Chat-Bot oder einem uninformierten Mitarbeitenden? In den allermeisten Fällen freuen wir Menschen uns über die richtige Information zur richtigen Zeit. Ob „Alexa, wie spät ist es?“ oder „Wo finde ich das Kündigungsformular?“, für Fragen wie diese benötigen wir keinen Menschen. Gute Chat-Bots können das längst leisten und sind für diese Unterstützung auch perfekt geeignet.

Die Anwendungsmöglichkeiten Künstlicher Intelligenz sind vielfältig und ihr Nutzen enorm. Ihre Befürwortenden finden sie sinnvoll bis unverzichtbar, rühmen ihre Vorteile für personalisierte und schnelle Datenanalyse, anderen sind sie unheimlich. Das mag auch an dem Begriff „Intelligenz“ liegen. Mit ihm assoziiert man eine furchtbar schlaue Technologie, möglicherweise schlauer als man selbst und es klingt so menschlich. Man denkt an Stanley Kubricks HAL 9000, der, kurz vor seinem Abschalten, die legendäre Frage stellt: „Dr. Chandler, will I dream?“. Dieser antwortet wahrheitsgemäß „I don’t know“. Aber genug der Gänsehaut.

Was ist Künstliche Intelligenz?

Ein bisschen Theorie, um den Begriff einzukreisen: Künstliche Intelligenz bezeichnet Computerprogramme, die anhand von vielen Beispielen in der Lage sind, Dinge zu lernen, die Menschen schon gut können, aber nicht immer oder in der geforderten Menge tun wollen. Die benötigten Informationen erhält das Programm aus einer Fülle von Daten aus künstlichen neuronalen Netzen. Aus dieser Fülle heraus wird das erzielte Ergebnis immer treffsicherer.

Einsatzfelder in der Internen Kommunikation

Wobei aber kann sie konkret helfen?

  • Etwa bei der Content-Erstellung. Redaktionelle Inhalte können auf Basis von Informationen aus Datenbanken automatisch erstellt werden. Zum Einsatz kommt dies bereits in Sportredaktionen. NLP-Systeme erstellen kleinere Artikel aus vorhandenen Sportergebnissen, die sogar in der Tonalität (eher faktisch, eher emotional) der Leserschaft angepasst werden können. Gleiches ist beispielsweise auch bei der täglichen Darstellung von Betriebskennzahlen im Intranet möglich.
  • Bei Routinetätigkeiten, wie etwa Clipping-Auswertungen, kann die KI eine enorme Arbeitserleichterung darstellen. Sie unterstützt bei der Segmentierung von Zielgruppen oder Mitarbeitenden, um passende Inhalte auszuspielen. Auch Suchfunktionen, Spracherkennung und Verschlagwortung sind so leichter anwendbar, z. B. beim Einsatz von Chat-Bots zum Onboarding.
  • Bei der Personalisierung von Inhalten. Als Beispiel sei hier ein auf KI basierender, personalisierter, interner Newsfeed von Siemens genannt, namens „Coffee Mug“. Er ist zu Recht ausgezeichnet mit dem PR-Preis des Jahres 2019. Zu der täglichen Tasse Kaffee bietet der Konzern seinen Mitarbeitenden personalisierte Informationen der vielen verschiedenen Siemens-Plattformen. Lese-Gewohnheiten und Präferenzen werden berücksichtigt und die Länge können die Mitarbeitenden selbst festlegen. Der „Ristretto“ bietet einen fünfminütigen Überblick, der „Lungo“ fordert in etwa zehn Minuten Lesedauer und wer es ausführlich mag bestellt einen „Americano“ für einen 15-minütigen Überblick.

Ein Teil der möglichen Anwendungen sind also bereits in den Kommunikationsabteilungen angekommen. Einer Studie von newsaktuell1 zufolge liegen diese aktuell hauptsächlich in der Beobachtung und in der Analyse. So nimmt, wenig verwunderlich, das Media Monitoring mit 45 % den ersten Platz ein, gefolgt von Verschlagwortung von Content mit 31 % und Erfolgsanalyse und ‐auswertung von Kommunikationsmaßnahmen mit 40 %. Es folgen die Aufgabenbereiche Bild-Erkennung, Themen‐ und Trend‐Recherche und Wettbewerbsanalyse.

Der neue KI-Mitarbeiter

Wann immer Dinge automatisiert werden, entfällt die Tätigkeit für denjenigen, der die Aufgabe zuvor innehatte. Im Falle von KI in der Internen Kommunikation ist dies jedoch ein Vorteil. Im Fokus steht die Entlastung von Mitarbeitenden bei Routineaufgaben, wodurch mehr Zeit für Kreatives zur Verfügung steht. Nicht nur für die Praktikanten ist das eine gute Nachricht.

 

Quelle: https://www.newsaktuell.de/blog/einsatz-von-ki-in-der-pr-kollege-ki-kollege-mensch/

Copyright Aufmacherbild: Cookie the Pom/Unsplash

Das neue sozial ist digital – Bewährte Formate neu denken

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Ein neues Jahr steht vor der Tür – und damit sollte der Corona-Krisenmodus, der 2020 so sehr geprägt hat, in den Unternehmen dann auch beendet sein. Das berühmte neue Normal. Wie ist es bei Ihnen? Sind Sie schon dabei, die bewährten Regeltermine vorzubereiten und anzukündigen? Vielleicht einmal im Quartal das Town Hall Meeting, die Mitarbeiterversammlung im Januar und möglichst bald die dringend notwendigen Strategiemeetings mit dem Vorstand. Zurück in die Normalität – und doch irgendwie neu.

Die Fortsetzung etablierter (Kommunikations-)Routinen gibt uns Sicherheit. Ein Gefühl, das wir alle gerade so dringend brauchen. Dass viele Routinen nicht mehr analog stattfinden und dies auf absehbare Zeit auch nicht mehr werden, muss kein Nachteil sein. Ja, sicher, Vorbereitung und Umsetzung sind herausfordernd, schließlich wollen wir mindestens die gleichen guten Ergebnisse in Sachen Information, Motivation, Bindung und Beteiligung erreichen, wie mit den bewährten analogen Methoden. Voraussetzung dafür ist, dass wir die Möglichkeiten virtueller Formate voll ausschöpfen. Und dafür braucht es etwas Wissen und viel Übung. Als Initiatorin und Organisatorin, darf die Interne Kommunikation hier neue Standards setzen:

  • Wenn Ihre Mitarbeitenden regelmäßige Town Halls kennen und schätzen, dann sollten diese auch jetzt wieder stattfinden. Egal ob via TEAMS, Zoom oder ein anderes Tool: Wie bei Live-Formaten, ist es virtuell ebenso wichtig, die Geschäftsführung gut in Szene zu setzen. Das gelingt selten vor der Laptop-Kamera, besser in einem gut ausgeleuchteten Raum mit externer Kamera. Überlegen Sie, ob es Sinn macht, dauerhaft einen Raum dafür einzurichten. Dieser kann auch für Pressekonferenzen, Videobotschaften oder Podcast-Aufnahmen genutzt werden. Dafür braucht es nicht einmal zwangsläufig einen externen Dienstleister. Wägen Sie ab ob es sich lohnt, den Umgang mit Kamera, Licht und Ton als interne Kompetenz neu aufzubauen. Es soll ja kein Spielfilm gedreht werden, hier geht es um ein gutes (Stand-)bild-und-Ton-Erlebnis.

 

  • Eine Mitarbeiterversammlung kann identitätsstiftend sein – wenn sie eine gute Geschichte erzählt und die Mitarbeitenden emotional erreicht. Das geht auch digital und vor allem lassen sich so Menschen einbinden, die normalerweise nicht anwesend sein können – vielleicht weil sie im Schicht- oder Außendienst arbeiten. An die neue Wirklichkeit angepasst, ist so ein Großevent zwar herausfordernd, aber mit professioneller Unterstützung und Kameratechnik eine echte Alternative. Nicht alles muss hier live passieren, vorproduzierte Einspieler geben den Live-Akteuren Zeit, sich zu sortieren und durchzuatmen. Gerade bei unternehmensweiten Angeboten macht es Sinn, die Veranstaltung aufzuzeichnen und im Nachgang allen zur Verfügung zu stellen, die nicht dabei sein konnten – ein echter Mehrwert zu analogen Formaten.

 

  • Der oder die CEO im Videochat? Damit haben viele Unternehmen bereits im Krisenmodus begonnen. Ein gutes Instrument, das auch im „New Normal“ weitergeführt werden sollte. Die Nahbarkeit, die in den letzten Monaten intuitiv entstanden ist, darf gerne institutionalisiert werden. Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer kann gern von Zuhause am Videochat teilnehmen – ein virtueller Hintergrund im Corporate Design unterstützt den souveränen Auftritt.

 

Das Gute an dieser Zeit ist: Wir dürfen experimentierfreudig sein und auch mal etwas ausprobieren, das dann nicht unbedingt in Serie geht. Das Vertrauen in die eigene Anpassungsfähigkeit hat zugenommen und viele Mitarbeitende gehen neue Wege mit. Unser Tipp: Öffnen Sie auch den Input-Kanal der Internen Kommunikation, denn das Wissen über und die Erfahrungen mit digitalen Formaten sind sicherlich auch in Ihrem Unternehmen weit gestreut. Häufig tauscht man sich auch im privaten Umfeld über neue Erlebnisse im Unternehmen aus und bringt dies als Anregungen mit ins eigene Haus. In großen Unternehmen finden sich oft auch einzelne Teams, die wagemutiger und damit auch versierter als andere sind. Dieses Wissen sollte bei der Internen Kommunikation ankommen, damit es letztlich allen zugutekommt.

Copyright Aufmacherbild: Ehimetalor Akhere Unuabona / Unsplash

 

Quo vadis, Führung?

Wir müssen einfach nochmal auf die Corona-Pandemie zurückkommen – weil sie eine Situation geschaffen hat, die es so in unserer modernen Arbeitswelt noch nicht gegeben hat und damit zahlreiche Veränderungen initiiert wurden. Von jetzt auf gleich ist in allen Unternehmen eine Situation entstanden, die schnelles und gleichzeitig besonnenes Verhalten auf allen Ebenen und in allen Bereichen erfordert hat. Task-Forces und Krisenteams wurden einberufen oder mussten erst einmal eingesetzt werden. Alle Mitarbeitenden hatten Fragen, mitunter Ängste, auf jeden Fall aber herrschte eine allgemeine Verunsicherung. Das war der Moment, in dem sich Hierarchien verschoben und Führung an Stellen stattfand, die vorher keine Führungsverantwortung hatten.  

Beispiele:  

  • Welche digitale Lösung werden wir nutzen? Die IT entscheidet und implementiert.  
  • Welche Hygiene- und Zutrittsregeln werden aufgestellt? Ein Krisenteam macht Vorgaben. 
  • Wie wollen wir die Kommunikation im Team regeln? Alle folgen dem Vorschlag einer jungen Kollegin ohne Führungsverantwortung.

Und so weiter. Wahrscheinlich können Sie sich ad hoc an ähnliche Situationen in Ihrem Unternehmen erinnern bzw. erleben sie immer noch. 

In anderen Unternehmen, und (auch) das zeigt eine Studie The Next Normal von Metaplan und Haufe, hat sich eine gegenteilige Bewegung entwickelt: Führung durch Hierarchien wurde gestärkt, auch wenn vorher „Führungsimpulse von außerhalb der Hierarchie gesetzt wurden“. Auch diese Vorgehensweise hat funktioniert. Die Kombination aus extremer Unsicherheit und eindeutigen Entscheidungen hat der Hierarchie zu neuer Kraft verholfen. 

Und nun? Wie lernen wir, zurück zur Partizipation zu finden? Oder, im gegenteiligen Fall: Wie kann die Hierarchie sich ihre formale Macht zurückerobern? 

An diesem Wendepunkt – zurück in die Vergangenheit oder auf zu neuen Ufern oder das Beste aus beiden Welten, stehen viele Unternehmen aktuell. Wie immer verorten wir die Interne Kommunikation in diesen Szenarien und sehen hier ihre Rolle als Unterstützerin von positiven Impulsen, die das Unternehmen in dessen Kultur und Elastizität fördert. Elastizität, die nötig ist, um in einem Umfeld steter Veränderung mitgehen zu können.  

Das könnten Sie tun: 

  • Initiieren Sie eine Arbeitsgruppe oder treten Sie ihr bei, wenn es diese schon gibt, in der die letzten Monate evaluiert werden. Das muss durch Befragungen der Mitarbeitenden geschehen, denn nur dort sitzen die Erfahrungen. Eine enge Abstimmung mit und Anbindung an HR ist hier wichtig und richtig. 
  • Sprechen Sie gezielt mit möglichst vielen Führungskräften, um die unterschiedlichen Erfahrungen und Positionen zu kennen. Wie hat Führung sich verändert? Wie geht es den Führungskräften? An welchen Stellen muss strukturell etwas verändert werden? 
  • Kommunizieren Sie in wichtigen Etappen und ordnen Sie die Evaluation für alle Mitarbeitenden ein. Nur so können am Ende Entscheidungen nachvollzogen und akzeptiert werden. 
  • Schaffen Sie eine Möglichkeit des Austausches von Meinungen und Erfahrungen, auch über die Gruppe der Befragten hinaus. Die Erlebnisse der Mitarbeitenden in Bezug auf die letzten Monate sind intensiv und divers. Das braucht Raum, aus dem Sie auch zusätzlichen Input für die Evaluation ziehen können. 
  • Bewerten Sie alle Maßnahmen und Tools der IK mit Blick auf die Veränderungen der Unternehmenskultur neu. Was passt nicht mehr? Was muss neu entstehen?

Egal, in welche Richtung die Führungskultur sich in Ihrem Unternehmen entwickeln wird – die Interne Kommunikation kann ihr wichtigstes Asset einsetzen, um nötige Entwicklungen aufzuzeigen und gemeinsam mit anderen Bereichen wie HR, richtige Maßnahmen zu initiieren. Ihr wichtigstes Asset ist die Fähigkeit, durch gute Kommunikation echte Verbindung und Vertrauen zu schaffen. Die Basis für jede funktionierende Beziehung und Organisation. 

 

Copyright Aufmacherbild: Erik & Niklas/Unsplash