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Künstlich, aber intelligent: Die neuen Mitarbeitenden in der IK

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Mal ehrlich: Macht es uns etwas aus, ob wir mit einer gut informierten Maschine oder einem kompetenten Mitarbeitenden sprechen? Oder, im umgekehrten Fall, mit einem schlecht gepflegten Chat-Bot oder einem uninformierten Mitarbeitenden? In den allermeisten Fällen freuen wir Menschen uns über die richtige Information zur richtigen Zeit. Ob „Alexa, wie spät ist es?“ oder „Wo finde ich das Kündigungsformular?“, für Fragen wie diese benötigen wir keinen Menschen. Gute Chat-Bots können das längst leisten und sind für diese Unterstützung auch perfekt geeignet.

Die Anwendungsmöglichkeiten Künstlicher Intelligenz sind vielfältig und ihr Nutzen enorm. Ihre Befürwortenden finden sie sinnvoll bis unverzichtbar, rühmen ihre Vorteile für personalisierte und schnelle Datenanalyse, anderen sind sie unheimlich. Das mag auch an dem Begriff „Intelligenz“ liegen. Mit ihm assoziiert man eine furchtbar schlaue Technologie, möglicherweise schlauer als man selbst und es klingt so menschlich. Man denkt an Stanley Kubricks HAL 9000, der, kurz vor seinem Abschalten, die legendäre Frage stellt: „Dr. Chandler, will I dream?“. Dieser antwortet wahrheitsgemäß „I don’t know“. Aber genug der Gänsehaut.

Was ist Künstliche Intelligenz?

Ein bisschen Theorie, um den Begriff einzukreisen: Künstliche Intelligenz bezeichnet Computerprogramme, die anhand von vielen Beispielen in der Lage sind, Dinge zu lernen, die Menschen schon gut können, aber nicht immer oder in der geforderten Menge tun wollen. Die benötigten Informationen erhält das Programm aus einer Fülle von Daten aus künstlichen neuronalen Netzen. Aus dieser Fülle heraus wird das erzielte Ergebnis immer treffsicherer.

Einsatzfelder in der Internen Kommunikation

Wobei aber kann sie konkret helfen?

  • Etwa bei der Content-Erstellung. Redaktionelle Inhalte können auf Basis von Informationen aus Datenbanken automatisch erstellt werden. Zum Einsatz kommt dies bereits in Sportredaktionen. NLP-Systeme erstellen kleinere Artikel aus vorhandenen Sportergebnissen, die sogar in der Tonalität (eher faktisch, eher emotional) der Leserschaft angepasst werden können. Gleiches ist beispielsweise auch bei der täglichen Darstellung von Betriebskennzahlen im Intranet möglich.
  • Bei Routinetätigkeiten, wie etwa Clipping-Auswertungen, kann die KI eine enorme Arbeitserleichterung darstellen. Sie unterstützt bei der Segmentierung von Zielgruppen oder Mitarbeitenden, um passende Inhalte auszuspielen. Auch Suchfunktionen, Spracherkennung und Verschlagwortung sind so leichter anwendbar, z. B. beim Einsatz von Chat-Bots zum Onboarding.
  • Bei der Personalisierung von Inhalten. Als Beispiel sei hier ein auf KI basierender, personalisierter, interner Newsfeed von Siemens genannt, namens „Coffee Mug“. Er ist zu Recht ausgezeichnet mit dem PR-Preis des Jahres 2019. Zu der täglichen Tasse Kaffee bietet der Konzern seinen Mitarbeitenden personalisierte Informationen der vielen verschiedenen Siemens-Plattformen. Lese-Gewohnheiten und Präferenzen werden berücksichtigt und die Länge können die Mitarbeitenden selbst festlegen. Der „Ristretto“ bietet einen fünfminütigen Überblick, der „Lungo“ fordert in etwa zehn Minuten Lesedauer und wer es ausführlich mag bestellt einen „Americano“ für einen 15-minütigen Überblick.

Ein Teil der möglichen Anwendungen sind also bereits in den Kommunikationsabteilungen angekommen. Einer Studie von newsaktuell1 zufolge liegen diese aktuell hauptsächlich in der Beobachtung und in der Analyse. So nimmt, wenig verwunderlich, das Media Monitoring mit 45 % den ersten Platz ein, gefolgt von Verschlagwortung von Content mit 31 % und Erfolgsanalyse und ‐auswertung von Kommunikationsmaßnahmen mit 40 %. Es folgen die Aufgabenbereiche Bild-Erkennung, Themen‐ und Trend‐Recherche und Wettbewerbsanalyse.

Der neue KI-Mitarbeiter

Wann immer Dinge automatisiert werden, entfällt die Tätigkeit für denjenigen, der die Aufgabe zuvor innehatte. Im Falle von KI in der Internen Kommunikation ist dies jedoch ein Vorteil. Im Fokus steht die Entlastung von Mitarbeitenden bei Routineaufgaben, wodurch mehr Zeit für Kreatives zur Verfügung steht. Nicht nur für die Praktikanten ist das eine gute Nachricht.

 

Quelle: https://www.newsaktuell.de/blog/einsatz-von-ki-in-der-pr-kollege-ki-kollege-mensch/

Copyright Aufmacherbild: Cookie the Pom/Unsplash

Das neue sozial ist digital – Bewährte Formate neu denken

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Ein neues Jahr steht vor der Tür – und damit sollte der Corona-Krisenmodus, der 2020 so sehr geprägt hat, in den Unternehmen dann auch beendet sein. Das berühmte neue Normal. Wie ist es bei Ihnen? Sind Sie schon dabei, die bewährten Regeltermine vorzubereiten und anzukündigen? Vielleicht einmal im Quartal das Town Hall Meeting, die Mitarbeiterversammlung im Januar und möglichst bald die dringend notwendigen Strategiemeetings mit dem Vorstand. Zurück in die Normalität – und doch irgendwie neu.

Die Fortsetzung etablierter (Kommunikations-)Routinen gibt uns Sicherheit. Ein Gefühl, das wir alle gerade so dringend brauchen. Dass viele Routinen nicht mehr analog stattfinden und dies auf absehbare Zeit auch nicht mehr werden, muss kein Nachteil sein. Ja, sicher, Vorbereitung und Umsetzung sind herausfordernd, schließlich wollen wir mindestens die gleichen guten Ergebnisse in Sachen Information, Motivation, Bindung und Beteiligung erreichen, wie mit den bewährten analogen Methoden. Voraussetzung dafür ist, dass wir die Möglichkeiten virtueller Formate voll ausschöpfen. Und dafür braucht es etwas Wissen und viel Übung. Als Initiatorin und Organisatorin, darf die Interne Kommunikation hier neue Standards setzen:

  • Wenn Ihre Mitarbeitenden regelmäßige Town Halls kennen und schätzen, dann sollten diese auch jetzt wieder stattfinden. Egal ob via TEAMS, Zoom oder ein anderes Tool: Wie bei Live-Formaten, ist es virtuell ebenso wichtig, die Geschäftsführung gut in Szene zu setzen. Das gelingt selten vor der Laptop-Kamera, besser in einem gut ausgeleuchteten Raum mit externer Kamera. Überlegen Sie, ob es Sinn macht, dauerhaft einen Raum dafür einzurichten. Dieser kann auch für Pressekonferenzen, Videobotschaften oder Podcast-Aufnahmen genutzt werden. Dafür braucht es nicht einmal zwangsläufig einen externen Dienstleister. Wägen Sie ab ob es sich lohnt, den Umgang mit Kamera, Licht und Ton als interne Kompetenz neu aufzubauen. Es soll ja kein Spielfilm gedreht werden, hier geht es um ein gutes (Stand-)bild-und-Ton-Erlebnis.

 

  • Eine Mitarbeiterversammlung kann identitätsstiftend sein – wenn sie eine gute Geschichte erzählt und die Mitarbeitenden emotional erreicht. Das geht auch digital und vor allem lassen sich so Menschen einbinden, die normalerweise nicht anwesend sein können – vielleicht weil sie im Schicht- oder Außendienst arbeiten. An die neue Wirklichkeit angepasst, ist so ein Großevent zwar herausfordernd, aber mit professioneller Unterstützung und Kameratechnik eine echte Alternative. Nicht alles muss hier live passieren, vorproduzierte Einspieler geben den Live-Akteuren Zeit, sich zu sortieren und durchzuatmen. Gerade bei unternehmensweiten Angeboten macht es Sinn, die Veranstaltung aufzuzeichnen und im Nachgang allen zur Verfügung zu stellen, die nicht dabei sein konnten – ein echter Mehrwert zu analogen Formaten.

 

  • Der oder die CEO im Videochat? Damit haben viele Unternehmen bereits im Krisenmodus begonnen. Ein gutes Instrument, das auch im „New Normal“ weitergeführt werden sollte. Die Nahbarkeit, die in den letzten Monaten intuitiv entstanden ist, darf gerne institutionalisiert werden. Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer kann gern von Zuhause am Videochat teilnehmen – ein virtueller Hintergrund im Corporate Design unterstützt den souveränen Auftritt.

 

Das Gute an dieser Zeit ist: Wir dürfen experimentierfreudig sein und auch mal etwas ausprobieren, das dann nicht unbedingt in Serie geht. Das Vertrauen in die eigene Anpassungsfähigkeit hat zugenommen und viele Mitarbeitende gehen neue Wege mit. Unser Tipp: Öffnen Sie auch den Input-Kanal der Internen Kommunikation, denn das Wissen über und die Erfahrungen mit digitalen Formaten sind sicherlich auch in Ihrem Unternehmen weit gestreut. Häufig tauscht man sich auch im privaten Umfeld über neue Erlebnisse im Unternehmen aus und bringt dies als Anregungen mit ins eigene Haus. In großen Unternehmen finden sich oft auch einzelne Teams, die wagemutiger und damit auch versierter als andere sind. Dieses Wissen sollte bei der Internen Kommunikation ankommen, damit es letztlich allen zugutekommt.

Copyright Aufmacherbild: Ehimetalor Akhere Unuabona / Unsplash

 

Raus aus dem Dschungel, rein ins digitale Unternehmen

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Es wird eine App! Lesen Sie hier den zweiten Teil unseres Gesprächs mit MPC-App-Expertin Gaby Neujahr.

Der Bedarf ist geprüft, die Geschäftsführung beteiligt und die potentiellen Nutzer sind befragt (siehe Interview Teil I). Die Testgruppe hat sich für eine Unternehmens-App ausgesprochen und Sie wissen, was die App bieten muss, um gern und häufig genutzt zu werden. Jetzt geht es in die Umsetzungsphase, in der die Test- in eine Pilotphase übergeht.

Wen habe ich jetzt mit an Bord?

GN: Spätestens jetzt sollte das Projektteam erweitert und Kollegen aus dem Betriebsrat, dem Datenschutz, gern auch aus dem Personalbereich sowie dem Marketing an den Tisch geholt werden. Zudem müssen wichtige Kriterien festgelegt werden: Der finanzielle Rahmen, die Einpassung in die technische Infrastruktur und der Schutz der Mitarbeiterrechte.

Wie finde ich jemanden, der mich bei der Auswahl des Anbieters unabhängig berät?

GN: Das ist schwierig, denn unabhängige Berater gibt es kaum. Schauen Sie darauf, dass Sie eine Beratung finden, die unabhängig agiert und nicht mit einem System/Anbieter „verbandelt“ ist. Wichtig zu wissen: Es gibt immer mehr Anbieter, die in Europa hosten, was aus Datenschutzgründen sehr wichtig ist. Die weiteren Kriterien sind recht simpel, nämlich: Wer erfüllt die Ansprüche meiner Nutzergruppen? Passt das Tool in meine IT-Landschaft? Passt der Preis zu unserem Budget?

Sollte ich nicht mit der IT beginnen, die in meinem Haus genutzt wird?

GN: Besser starten wir mit den Zielen und Bedürfnissen der Nutzer. Dann recherchieren wir, welche Anbieter diese erfüllen können und dann klären wir, was zu unserer IT passt. Starten wir dagegen bei unseren IT-Systemen, limitieren wir uns ja von Beginn an. Dennoch ist es selbstverständlich wichtig, die IT-Kollegen auch bei der Zielfindung bereits mit am Tisch zu haben und ihre Bedürfnisse aufzunehmen.

Wichtige Suchkriterien sollten zudem Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sein. Aus Sicht der IK ist wichtig, dass die App gut zu befüllen ist und ich auch mal einzelne Zielgruppen oder Standorte schnell und direkt erreichen kann. Alles, was viel meiner Zeit frisst, nervt. Ich muss Texte einfach und schnell formatieren, Bildtexte einfügen, skalieren und indexieren können. Zudem sollten wir Weiterentwicklungen von Anfang an mitdenken. Heute will ich vielleicht noch keine Filme einbinden, morgen aber vielleicht schon. Services des Unternehmens wie Sozialdienste oder Kita-Notfalldienste sollten auch nachträglich noch anzubinden sein.

Kann ich das alles selbst herausfinden?

GN: Ich würde eine IT-Beratung sowie eine Unterstützung für die kommunikative Begleitung  hinzuziehen. Jeder kennt das Szenario, dass neue Software angeschafft wird und die User durch entsprechende Schulungen gejagt werden. Das funktioniert heute nicht mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfach so eng getaktet und digitalisiert, dass ich eine App komplett intuitiv nutzen können muss. Als IK muss ich deshalb einen klaren und starken Standpunkt gegenüber der IT vertreten, damit die Usability hinterher gewährleistet ist. Je einfacher die App, desto besser. Der Erfolg von Apps beruht genau auf dieser Tatsache: App öffnen und sofort wissen, worum es geht. Ich muss meinen Arbeitgeber erkennen und unmittelbar loslegen wollen. Und bitte: Nicht mit Features und Infos vollstopfen!

Aber ein Mehrwert muss da sein, oder?

GN: Der größte Mehrwert ist erst einmal, dass ich Informationen schnell zur Verfügung habe, schnell interagieren kann: Telefonbuch, Verzeichnis der Kollegen, alles da und leicht zu finden.

Wer stellt die Redaktion für alle Inhalte?

GN: Hier fährt man am besten mit einem Mix an Kollegen. Es gibt Themen, da sollte ein professionelles Team aus der Kommunikation die Lufthoheit haben und Texte freigeben. Das betrifft zum Beispiel die Unternehmensstrategie, Geschäftszahlen oder Services, die Wahrheits- und Vertrauensstandards entsprechen müssen.

Infos aus Bereichen, Projekten und Teams dagegen können auch dort generiert und verbreitet werden. Das Coaching von Redakteuren kann Sinn machen. In diesem Mix ist es aber auch wichtig, die Autoren von Texten sichtbar zu machen. So können die Nutzer sehen, wer was verfasst hat und daraus die persönliche Relevanz selbst ableiten.

Gut und begrüßenswert ist auch, wenn Standorte ihre eigene Sprache leben können. Wichtig ist dabei nur, dass man das vorab festlegt und entsprechend kommuniziert. Damit hat jeder die Möglichkeit, die unterschiedlichen Inhalte einzuschätzen. Wir haben in den vergangenen Jahren erlebt, dass die Fülle an Informationen in vielen User-generated-Intranets, sprich Social Intranets, nicht bei den Nutzern ankommen, weil sie die Relevanz für sich nicht bewerten können. Kennen wir den Absender, haben wir zumindest eine Idee, was ihn oder sie zum eigenen Beitrag motiviert.

Wir sprechen oft davon, dass eine App ein Change ist. Was bedeutet das?

GN: Für die IK ist eine App insofern ein Wandel, als dass ich textlich noch viel knapper und präziser sein muss, als im Intranet oder in meiner Mitarbeiterzeitung. Deshalb bin ich auch ein Freund davon, ein Intranet nicht komplett abzulösen sondern zu überlegen, ob man die App nutzt, um Kurzinfos auszuspielen. Die entsprechende Langversion findet man bei Interesse im Intranet. App und Intranet miteinander verzahnen und ihre jeweiligen Stärken nutzen. Die IK hat dann die Aufgabe, die App in das Unternehmen zu tragen: Hier findet ihr bald (auch) eure Infos und so sehen sie aus.

Ein weitere, große Veränderung findet natürlich innerhalb der Belegschaft statt: Man wird plötzlich gesehen und gehört. Das ist neu. Diese „Angstphase“ dauert circa ein Jahr. Wenn viele jüngere Mitarbeiter und Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, konstruktiv kritische Beiträge beisteuern, dann geht es schneller. Mehr Mitarbeiter werden schneller und vermehrt mitmachen. Aber: Es braucht Themen, die die Leute interessieren.

Welche sind die Top 3 Wünsche der Nutzer an die App?

GN: Die sind viel banaler als man denkt:

  1. Ein Kalender, zum Austausch gegenseitiger Verfügbarkeiten.
  2. Aktuelle Infos aus dem Unternehmen und den zentralen Projekten.
  3. Ein Telefonbuch, das auch über Erfahrungen und Funktionen Auskunft gibt.

Die Krux ist, dass alle personenbezogenen Daten von den Kollegen selber eintragen werden müssen. Als IK muss ich die Kollegen dazu bringen, dass sie Lust darauf haben, hier auskunftsfreudig zu sein.

Und wenn das alles geschafft ist, was passiert dann?

GN: Mit dem von der IK kommunikativ begleiteten Roll-out starten wir in die Begeisterungsphase, ganz besonders bei den Nutzern, die Lust auf schnelle Infos haben. Aber auch bei jenen, die bisher als Intranetmuffel alles Digitale ablehnen. Es ist diese spielerische Einfachheit von Apps, die selbst diese Kollegen begeistert.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Mitarbeiter-App? Dann erfahren Sie mehr über unsere strategische Begleitung Ihrer App-Einführung.

 

Copyright Aufmacherbild: rawpixel / Unsplash

Stress, die Volks- und Unternehmenskrankheit

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Der jüngste Unheilsbringer aus dem Überlastungskosmos heißt “Rushing Women Syndrom” und fasst als Begriff den gesundheitlichen Schaden zusammen, den das Leben auf der beruflichen und privaten Überholspur bei Frauen anrichtet. Geprägt hat ihn die Biochemikerin Dr. Libby Weaver: Sie dokumentiert seit langem, welche alarmierenden biochemischen und hormonellen Auswirkungen der Dauerlauf im Hamsterrad auf Frauen hat.

“Das Gefühl, ständig in Eile zu sein, schadet der Gesundheit der Frau massiv und auf nie dagewesene Weise”, kommentiert Weaver das Phänomen, dem sie vor allem mit ernährungswissenschaftlichen Abwehrmaßnahmen begegnet. Ihre Bücher zum Thema stehen in Australien und Neuseeland auf den Bestsellerliste, Ende April 2017 erscheint das gleichnamige Werk zum Syndrom in deutscher Übersetzung.

Längst reißt die Veränderungsgeschwindigkeit der letzten Dekaden Männer wie Frauen gleichermaßen mit, im Berufsleben und im Privaten, wo selbst die Kinder in den Stress-Strudel mitgezogen werden. Jenseits von Arbeitsstunden und Schreibtischen sind Menschen jeden Alters und Geschlechts digital in Hab-acht-Stellung, permanent erreichbar und unter dauerndem Optimierungsdruck, den „Freunde“ gegebenenfalls auch noch via Facebook verfolgen. Parallel weichen im Beruf Sicherheiten kontinuierlich weiter auf, hangeln sich Arbeitnehmer durch Zeitverträge oder Projektarbeit.

Diese prekären Strukturen setzen immer mehr Menschen unter Stress, sie leiden unter psychischen und physischen Folgen. Sie klagen über hohen Leistungsdruck im Job, über eine mangelnde Fehlerkultur, zu wenig Wertschätzung und Schwierigkeiten bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatem.

Stress beeinflusst Erfolgschancen 

Zwar scheint Stress auch ein individuelles Thema zu sein. Doch das Phänomen der gestressten Gesellschaft gewinnt spätestens über die Krank- und Burnout-Meldungen zunehmend an Bedeutung, wenn es um Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen unternehmerischen Erfolg geht. Doch wie lässt sich Stress in der Wirtschaft reduzieren? Braucht es andere Strukturen, mehr Eigenverantwortung? Wie binden Firmen ihre Arbeitnehmer besser ein, bevor sie in eine ohnmächtige Starre verfallen?

Antworten und Anregungen zu diesen und vielen weiteren Fragen fasst eine Broschüre der Bertelsmann Stiftung aus 2015 zusammen: „Alle Achtung vor dem Stress” basiert auf einer Diskussionsrunde mit 25 Experten, zeigt Hintergründe, praxistaugliche Lösungswege und Handlungsalternativen auf und ist auch Jahre nach Erscheinen weiterhin hochaktuell.

Weaver_Das-Rushing-Woman-Syndrom“Rushing Woman Syndrom. Was Dauerstress unserer Gesundheit antut”, kostet 19,90 € und kann ist beim TRIAS-Verlag erhältlich.

Die umfassend zum Thema informierende Broschüre der Bertelsmann Stiftung finden Sie hier.